¿Cómo controlar los suministros?

Este es uno de los pilares del sector hostelero y del que muchos, por desgracia, pecan por desconocimiento o una mala gestión. En este post vamos a analizar cómo identificar los distintos elementos y aportar ideas para mejorar o crear desde cero prácticas que tal vez no sean del todo buenas.

 

“Todo lo que no puedes cuantificar, no lo puedes mejorar.” Anónimo. Esta frase es la ideal para que nos guíe durante todo el post y nos posicione en una mentalidad analítica. 

 

Hay programas informáticos que permiten agilizar estos procesos o simplemente usando excel podremos controlar todos ellos para en posteriores ocasiones sacar métricas a medio y largo plazo. No obstante, nos vamos a centrar en medidas efectivas que con papel y bolígrafo todos pueden implementar en los restaurantes.

 

 

Sistema de gestión de inventario

 

Uno de los elementos es controlar el inventario de todos los suministros. No saber qué tenemos en nuestras despensas, barras, cocinas, cámaras, etc es la receta para el desastre.

La revisión diaria de todos los productos que tenemos en nuestro restaurante es obligatoria para conocer tanto el estado como la cantidad de productos de los que disponemos para próximos servicios.

Elabora una plantilla que te sirva como referencia para organizar todos los suministros del negocio con unas cantidades mínimas y máximas de cada producto. Esto te permitirá tener unos umbrales a los que recurrir dependiendo de la temporada que se presente. También te permitirá automatizar y tener una guía directa para que cualquier persona con rango del restaurante pueda encargarse de la tarea.

 

 

Elabora otra plantilla cuando venga producto nuevo de tus proveedores, esto te permitirá llevar un mayor control de la entrada de suministros y podrás recurrir a ella en caso de incidencia. Pesar, contar y medir todo lo que entra es una parte importante ya que a veces puede venir algo por error o faltar algo y tener una hoja de seguimiento te ayudará a controlar mejor todos tus suministros.

 

 

Elabora un informe al final del día con todo el inventario restante. Te permitirá llevar un control de todos los suministros y conocer si hay algo que caducará o tendrás que sustituir en breve.

 

Ten un informe semanal y mensual de todos los movimientos del inventario.

Esto te servirá para analizar el gasto en productos dependiendo de la temporada, de las elaboraciones del chef, etc. Hacer esto manualmente es mucho trabajo y es recomendable que estos informes se pasen a una plataforma digital. Aun así, te dejamos una plantilla que te sirva como referencia.

 

 

El etiquetado de los suministros

 

Suministros alimenticios

El etiquetado de productos alimenticios manipulados dentro del restaurante sabemos que es obligatorio. Con una etiqueta adhesiva con estos datos serán más que suficientes:

  • Descripción del alimento
  • Lote
  • Fecha de envasado
  • Fecha de duración mínima o de caducidad
  • Condiciones de conservación: frío, seco, congelado, etc.

 

Suministros no alimenticios

A parte de los suministros alimenticios contamos también con otros elementos que dependiendo de nuestro negocio será necesario llevar un control de ellos. Una de las mejores y más sencillas propuestas es usar un código de referencia que te permita identificar con cuantos suministros cuentas. Te proponemos un ejemplo para que sirva como referencia.

Por ejemplo, tenemos un catering con 5 tipos de manteles, 2 modelos de sillas, 4 modelos de cubiertos, 5 carros calientes, 2 parrillas.

 


Con esto podríamos tener un código de referencia de 6 dígitos que nos permitiera controlar estos suministros. A medida que necesitáramos más categorías o etiquetados podríamos ampliar todo lo que quisiéramos.

 

Escalar el control de suministros

A veces, nos ocurre que los sistemas con los que hemos contado hasta ahora no son suficientes para almacenar todos los suministros y tenemos que buscar fuera alternativas para ello.

En este caso, esta parte se vuelve un punto crítico ya que ciertos factores aumentarán el coste, pero al mismo tiempo justificarán si la gestión es correcta:

  • Localiza un área lo más accesible para el paso de carretillas, toritos o montacargas.
  • Contrata personal que se dedique exclusivamente a toda la gestión de suministros. Es la mejor elección, ya que al diversificar los lugares de almacenaje es necesario contar con esta figura.
  • Si antes lo has evitado por falta de conocimientos, ahora es obligatorio contar con un buen sistema informático que te permita el control del inventario.
  • Establece un sistema que permita controlar todos los suministros de la salida del almacén de una forma vigilada para evitar problemas de contracción de inventario.

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